Κάθε πολιτιστικός φορέας για να μπορέσει να διαχειριστεί με ολοκληρωμένο τρόπο τις συλλογές του, οφείλει να καταγράφει ένα σύνολο ποικίλων πληροφοριών που αφορούν στη διαχείριση αυτών. Η καταγραφή των παραπάνω στοιχείων με την χρήση ηλεκτρονικών υπολογιστών καθιστά εύκολη την ενημέρωση των αρχείων καθώς και την ανάκτηση και σύνθεση των δεδομένων τους για διαφορετικούς σκοπούς (λ.χ. εκτύπωση φυλλαδίων, καταλόγων, σχεδιασμό εκπαιδευτικών προγραμμάτων, μελέτη από ερευνητές κα.).

Πιο συγκεκριμένα τα αντικείμενα καταγράφονται σε βάση δεδομένων η οποία έχει πεδία που  σχετίζονται με την ταυτότητα του κάθε έργου, όπως αύξουσα αρίθμηση, αριθμό καταλόγου, διαστάσεις, περιγραφή, χρονολόγηση, προέλευση, χώρος έκθεσης, υλικά κατασκευής, κατάσταση διατήρησης, ξεχωριστό αναλυτικό πεδίο για την συντήρηση κ.α. Σε κάθε αντικείμενο αντιστοιχεί μια αντιπροσωπευτική φωτογραφία του αλλά και επιπλέον υλικό από το ψηφιακό φωτογραφικό αρχείο.

Έτσι η διαχείριση της συλλογής γίνεται κατά βάση ηλεκτρονικά διαμέσου του συστήματος βάσης δεδομένων και ηλεκτρονικών συστημάτων ελέγχου των διαφόρων λειτουργιών του χώρου.

Στον κεντρικό server του εκθεσιακού χώρου φροντίζουμε ώστε να υπάρχουν:

• Βάση δεδομένων για την καταγραφή και διαχείριση των αντικειμένων (Γενικός Κατάλογος Αντικειμένων), η οποία θα έχει δυνατότητα επέκτασης ανάλογα με τις ανάγκες του χώρου.
• Ψηφιακό φωτογραφικό αρχείο των αντικειμένων και του κτιρίου το οποίο συνδέεται και μπορεί να χρησιμοποιηθεί μέσα από την κεντρική βάση δεδομένων.
• Βάση δεδομένων που αφορά τις εργασίες συντήρησης των αντικειμένων, η οποία ενοποιείται με την κεντρική βάση και θα αποτελεί παράρτημά της. 
• Ηλεκτρονική μορφή του βιβλίου μετακίνησης των αντικειμένων.
• Πρόγραμμα ελέγχου του φωτισμού των εκθεμάτων και του χώρου.
• Πρόγραμμα ελέγχου του ήχου. 
• Το πρόγραμμα ελέγχου των διαφόρων διαδραστικών  προγραμμάτων και των προβολών που θα λειτουργούν στους εκθεσιακούς χώρους. 
• Πρόγραμμα ελέγχου του ψηφιακού συστήματος καταγραφής των συνθηκών που θα επικρατούν στον εκθεσιακό χώρο. Τα δεδομένα των καταγραφών και το λογισμικό επεξεργασίας τους απ' όπου μπορούν να  εξαχθούν στατιστικά και χρήσιμα συμπεράσματα τα οποία θα ελέγχουν και θα αξιολογούν ο αρμόδιος συντηρητής και ο μηχανολόγος του μουσείου.