Η καταγραφή και τεκμηρίωση των αντικειμένων των συλλογών αποτελεί  θεμελιώδους σημασίας διαδικασία για όλες τις μετέπειτα δραστηριότητες του μουσείου. Μέσω της συγκέντρωση και αξιοποίηση των πληροφοριών που σχετίζονται με τα μουσειακά αντικείμενα καταγράφονται «οι ιστορίες» τους, διευκολύνεται η αναζήτησή τους επομένως και η φυσική και πνευματική πρόσβαση σε αυτά, ενώ παράλληλα το μουσείο ή ο φορέας που τα κατέχει κατοχυρώνει την κυριότητά τους και εξασφαλίζει την αποτελεσματική εποπτεία των συλλογών του. Η τεκμηρίωση των αντικειμένων σχετίζεται άμεσα με όλες τις πτυχές της διαχείρισης συλλογών.